Wirtualna Kasa Fiskalna

Każdy przedsiębiorca, który chce wystartować z własnym biznesem i obsługiwać konsumentów powinien mieć na uwadze wiele istotnych rzeczy. Jedną z kwestii wymagających organizacji jest kasa fiskalna. Już niebawem ma być dostępna wirtualna kasa fiskalna online, która znacząco odmieni jakość rozliczeń pomiędzy konsumentami a przedsiębiorcami. Czym jest kasa fiskalna wirtualna i w jaki sposób działa?

Wirtualna kasa fiskalna – co warto wiedzieć?

Kasa wirtualna (bardzo często można spotkać się również z następującymi nazwami – wirtualna kasa fiskalna lub wirtualna kasa online) jest to bardzo nowoczesna kasa fiskalna, z której już niebawem będą mogli korzystać przedsiębiorcy. To będzie prawdziwa rewolucja, która z założenia ma znacząco ułatwić pracę firmom sprzedającym towary czy usługi, tym bardziej że dostępna będzie również kasa fiskalna na telefon.

Wirtualna kasa to oprogramowanie, które należy zainstalować na urządzeniu przenośnym, na którym będą księgowane wszystkie transakcje. Warto jednak pamiętać o tym, że po zrealizowanej transakcji klient zawsze powinien otrzymać paragon. W związku, z czym korzystanie z wirtualnych kas wymaga nie tylko posiadania urządzenia mobilnego, potrzebne będzie również urządzenie drukujące. Dla ułatwienia sobie pracy przedsiębiorcy mogą zdecydować się na zakup iPOS pocket. To kasa fiskalna mająca postać oprogramowania, którą ”zamknięto” w terminalu płatniczym. Dzięki temu przedsiębiorca nie będzie musiał kupować kilku urządzeń – w jednym otrzyma wszystkie niezbędne funkcje, pozwalające mu swobodnie korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej.

Wirtualne kasy fiskalne łączą się z systemem informatycznym, który nadzorowany jest przez KAS (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej). Dane z ewidencji sprzedaży do KAS przesyłane są automatycznie. Przedsiębiorca nie musi tu wykonywać żadnych dodatkowych czynności, wszystko tak naprawdę w tym zakresie wykonywane jest za niego przez system.

Choć korzystanie z wirtualnej kasy dla przedsiębiorcy z pewnością będzie rozwiązaniem bardzo wygodnym, to jednak powinien mieć on świadomość tego, że będzie mógł użytkować wyłącznie tę kasę, która przejdzie przez proces certyfikacji w Głównym Urzędzie Miar. Certyfikacja zawsze leży po stronie producenta urządzenia, w związku z czym to on musi zadbać o to, by przedsiębiorca otrzymał już gotową do użytkowania kasę wirtualną.

Wirtualna kasa fiskalna a przepisy prawne

Użycie wirtualnych kas fiskalnych nie jest dowolne, ich stosowanie regulują odpowiednie przepisy prawne. Są to następujące rozporządzenia Ministra Finansów oraz Ministra cyfryzacji:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. dotyczące kas rejestrujących mających postać oprogramowania;
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób;
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania;
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 marca 2022 r. (w tym rozporządzeniu wprowadzono zmiany odnośnie tego, jakie grupy przedsiębiorców mogą korzystać z kas rejestrujących mających postać oprogramowania);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 maja 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Wszystkie rozporządzenia i akty prawne odnoszące się do kwestii związanych z wirtualnymi masami można znaleźć przede wszystkim w Dzienniku Ustaw, ale nie tylko. Regulacje prawne dotyczące tematu można znaleźć również w zbiorach Internetowego Systemu Aktów Prawnych (jest to biblioteka aktów prawnych, którą prowadzi Kancelaria Sejmu), Biuletynie Informacji Publicznej, Systemie Informacji Podatkowej oraz w archiwach Ministerstwa Finansów.

Kto będzie mógł skorzystać z wirtualnej kasy?

Wirtualne kasy to spora innowacja dla przedsiębiorców sprzedających konsumentów swoje produkty czy usługi. Należy jednak pamiętać o tym, że jest to rozwiązanie, z którego nie każdy będzie mógł korzystać. To którzy przedsiębiorcy będą mogli zastąpić tradycyjne kasy tymi wirtualnymi, wskazane zostało w rozporządzeniach Ministra Finansów.

Kto zatem będzie mógł zastosować w swojej działalności wirtualną kasę fiskalną? To między innymi przedsiębiorcy, którzy:

• oferują usługi przewozu samochodem osobowym w tym taksówką (wyłączone są z tego przewozu okazjonalne);
• wynajmują auta wraz z kierowcą,
• świadczą usługi związane z przeprowadzkami,
• zajmują się transportem kolejowym, morskim, lotniczym oraz drogowym pasażerskim,
• prowadzą turystyczne obiekty noclegowe lub miejsca krótkotrwałego zakwaterowania,
• prowadzą pola kempingowe lub świadczą inne usługi związane z zakwaterowaniem,
• prowadzą lokale gastronomiczne lub firmy cateringowe,
• zajmują się sprzedażą węgla, brykietu i innych paliw stałych (wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych).

Kasa fiskalna online w telefonie lub tablecie dostępna jest dla znacznie szerszej grupy przedsiębiorców. Czy jako przedsiębiorca możemy skorzystać z takiego rozwiązania? Odpowiedź na to pytanie można znaleźć w rozporządzeniach Ministra Finansów.

Ze względu na to, że prace nad przepisami dotyczącymi wirtualnych kas fiskalnych ciągle trwają, a rozporządzenia zostają co jakiś czas modyfikowane, bardzo prawdopodobne jest to, że w najbliższych latach grupy przedsiębiorców, którzy będą mogli skorzystać z takich kas, będą systematycznie rozszerzane.

Wdrożenie oprogramowania wirtualnej kasy fiskalnej

Kasy fiskalne elektroniczne, zanim zostaną użyte po raz pierwszy, ich oprogramowanie musi zostać odpowiednio wdrożone. Co to oznacza? Otóż taka kasa w pierwszej kolejności musi uzyskać certyfikację od Prezesa Głównego Urzędu Miar. Certyfikację może otrzymać wyłącznie to oprogramowanie, które będzie ściśle spełniało wszystkie warunki, które określone zostały w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. O certyfikację zawsze wnioskuje producent wirtualnej kasy fiskalnej, a nie przedsiębiorca. To ten pierwszy ponosi odpowiedzialność za to, by do jego klienta trafił już produkt, który jest od razu gotowy do zastosowania.

Kasa fiskalna wirtualna, podobnie jak jej standardowy odpowiednik powinna zostać poddana fiskalizacji. Dodatkowo korzystanie z niej wymaga stabilnego połączenia – to ważne, ponieważ wszystkie dane dotyczące transakcji są automatycznie przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas. Przy wirtualnych kasach fiskalizacja zawsze dokonywana jest w trybie obsługi.

Czy przedsiębiorcy mogą uzyskać ulgę na zakup wirtualnej kasy fiskalnej?

W przepisach dotyczących kas wirtualnych jest wskazana wyraźna odrębność pomiędzy tego typu kasami rejestrującymi jako oprogramowaniami od urządzeń, na jakich są zainstalowane. Co oznacza to w praktyce? Otóż oznacza to, że z ulgi na zakup kasy rejestrującej (określonej w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT) można skorzystać tylko w przypadku nabycie kasy mającej postać oprogramowania. W związku z tym podatnik nie może uzyskać zwrotu za zakup urządzenia mobilnego, a jedynie samego oprogramowania.

W przypadku czynnych podatników VAT możliwe jest maksymalne odliczenie kwoty w wysokości 90% kosztów zakupu kasy, nie wliczając w to podatku. Zgodnie z przepisami kwota ta nie może jednak przekraczać 700 zł. W przypadku podatników zakupujących wirtualną kasę fiskalną, którzy nie są podatnikami VAT, konieczne jest złożenie stosownego wniosku do Urzędu Skarbowego odpowiedniego dla miejsca, w którym działalność jest zarejestrowana.

Jakie dodatkowe ewidencje związane są z wirtualnymi kasami fiskalnymi?

Kasa fiskalna wirtualna ze względu na to, że jest stosunkowo nowym rozwiązaniem i jeszcze nie do końca przez przedsiębiorców przetestowanym, wzbudza nie tylko duże zainteresowanie, ale i sporo wątpliwości, między innymi w kwestiach dotyczących ewidencjonowania.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na korzystanie z wirtualnej kasy fiskalnej, powinien mieć świadomość tego, że taka forma ewidencjonowania sprzedaży nie zwalnia podatnika z prowadzenie błędnych ewidencji sprzedaży oraz ewidencji zwrotów lub uznanych reklamacji oferowanych towarów lub usług.

Jak wyglądają raporty na wirtualnych kasach fiskalnych?

W przypadku raportów przepisy są takie same zarówno dla kas wirtualnych jak i tych w formie tradycyjnej. Oznacza to, że w przypadku wirtualnych kas również konieczne jest generowanie dobowych oraz okresowych raportów fiskalnych.

Jeżeli nabywca usługi czy też towaru nie ma nic przeciwko temu, przedsiębiorca nie musi wystawiać paragonu w formie fizycznej (tradycyjnej papierowej) – może skorzystać z możliwości wystawienia paragonu elektronicznego. W takim przypadku dowód zakupu czy opłaty za usługę zostaje wysłany na wskazany przez klienta adres e-mail lub numer telefonu komórkowego. Warto tu wspomnieć też o tym, że póki co w obowiązujących przepisach nie zostało określone, w jaki sposób klient ma wyrazić zgodę na wystawienie paragonu elektronicznego. Przepisy mówią jedynie o tym, że nabywca musi zostać poinformowany o takiej możliwości i wyrazić zgodę na otrzymanie takiego potwierdzenia zawartej transakcji.

Kasy wirtualne a regularne przeglądy techniczne

Tradycyjne kasy fiskalne wymagają regularnych przeglądów – czasem konieczne są również prace serwisowe, ponieważ nie działają tak, jak powinny lub podlegają różnego rodzaju usterkom. A jak wygląda to w przypadku wirtualnych kas fiskalnych?

Ze względu na to, że wirtualna kasa fiskalna to tak naprawdę oprogramowanie, w takich przypadkach nie jest konieczne wykonywanie regularnych, obowiązkowych przekładów technicznych. Nie oznacza to jednak, że pozostają bez całkowitej kontroli i systematycznego nadzoru. Otóż przedsiębiorcy powinni pamiętać o tym, że ich obowiązkiem jest dbałość o wykonywanie przeglądów technicznych urządzeń, na których oprogramowanie wirtualnej kasy fiskalnej zostało zainstalowane.

Kasa fiskalna na telefonie – nowoczesne rozwiązanie dające wiele możliwości

Kasa fiskalna w telefonie czy w tablecie to nowoczesne rozwiązanie, bardzo wygodne, ale również takie, które stworzy przedsiębiorcom wiele możliwości. Taka kasa nie tylko przyjmuje zarówno gotówkowe, jak i bezgotówkowe transakcje, ale również:

• rejestruje sprzedaż,
• tworzy i drukuje paragony i faktury (tu oczywiście należy pamiętać o podłączeniu do systemu urządzenia drukującego),
• skanuje kody kreskowe,
• wysyła dane sprzedażowe na wybrane urządzenie.

Korzystając z kas wirtualnych, w łatwy sposób można również analizować wyniki sprzedaży. To dobre rozwiązanie, które umiejętnie wykorzystane pokaże przedsiębiorcy, co może zrobić, aby jego biznes rozwijał się jeszcze bardziej dynamicznie. Ze względu na to, że taka kasa jest urządzeniem mobilnym można z niej korzystać wszędzie – nie tylko w sklepie stacjonarnym, ale również w terenie w czasie spotkania z klientem.

Być może nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie z tego sprawę, ale wirtualne kasy ze sobą współpracują, co oznacza, że w obrębie jednej firmy bez problemu można korzystać z wielu różnych urządzeń. Dzięki temu, że są one kompatybilne ze sobą, można np. zacząć transakcję na jednym z urządzeń, a zakończyć na innym. Wystarczy tylko zalogować się do aplikacji, aby móc skorzystać z jej pełnej funkcjonalności.

Czy korzystanie z wirtualnych kas fiskalnych będzie kosztownym rozwiązaniem?

Wielu przedsiębiorców cieszy się na myśl o możliwościach, z jakich będą mogli skorzystać, kiedy tylko wejdą w posiadanie wirtualnej kasy fiskalnej. Tu jednak rodzi się jedno pytanie – takie kasy mają wiele zalet, jednak czy nie będzie to rozwiązanie kosztowne, przez co nie każdy biznes będzie mógł z niego skorzystać?

Koszty kas fiskalnych wirtualnych nie będą specjalnie wygórowane. W zależności od modelu urządzenie i jego funkcjonalności ceny zakupu zaczynają się od około 1000 zł wzwyż. To jest jednorazowa opłata. Do kosztów korzystania z wirtualnej fiskalnej należy doliczyć również dodatkowe miesięczne koszty, których wysokość będzie zależna od tego, z jakiej taryfy użytkownik będzie korzystał – to może być kilkadziesiąt lub nawet kilkaset złotych. Wattów również wspomnieć tu o jeszcze jednak możliwości – przedsiębiorca nie musi kupować wirtualnej kasy na własność. Może skorzystać z jej okresowego wynajmu, choć opcja pierwsza pod wieloma względami będzie znacznie korzystniejsza.

Obniżyć kosztu zakupu wirtualnej kasy można poprzez napisanie stosownego wniosku do Urzędu Skarbowego oraz poprzez zastosowanie w przedsiębiorstwie kilku terminali – wówczas koszty pojedynczego będzie zdecydowanie niższy.

Czy wirtualne kasy fiskalne to dobry wybór? Czy może lepiej pozostać przy tradycyjnej formie ewidencjonowania sprzedaży?

Współczesny świat oferuje wiele udogodnień, które umiejętnie zastosowane znacząco ułatwią prowadzenie biznesu. Jednym z nich jest właśnie wirtualna kasa fiskalna, dająca wiele możliwości, która jest lekka i łatwa w obsłudze, a przy tym można korzystać z niej wszędzie – w sklepie stacjonarnym, w firmie, na spotkaniu z klientem itp. Wirtualne kasy fiskalne już niebawem wkroczą w świat przedsiębiorców, a dzięki ich licznym praktycznym funkcjom ich praca stanie się szybsza i znacznie łatwiejsza, przynajmniej w zakresie ewidencjonowania transakcji.

Samo oprogramowanie wirtualnej kasy fiskalnej nie jest drogie. Przedsiębiorca musi opłacać regularnie miesięczny abonament, który niezależnie od tego, jaka taryfa zostanie wybrana, nie ma wygórowanej ceny. Dodatkowo jednak należy pamiętać o tym, że konieczny jest też zakup urządzenia, na którym oprogramowanie kasy zostanie zainstalowane. Takie urządzenie należy odpowiednio serwisować, dbać o jego sprawność techniczną, a jeżeli zajdzie taka konieczność wymienić na nowe.

Czy wirtualne kasy fiskalne będą bezpiecznym rozwiązaniem dla biznesu? Jak najbardziej tak, poza tym, że są funkcjonalne, są również bezpieczne, zastosowanie nowoczesnych technologii sprawia, że dane dotyczące poszczególnych transakcji są tu bardzo dobrze chronione.

Kasa online to nie tylko praktyczna wygoda. To również dbałość o środowisko naturalne. Dzięki stosowaniu takich kas znacząco będzie można ograniczyć ilość zużytego papieru, który przeznaczany jest na wystawianie tradycyjnych paragonów czy faktur.

Wirtualna kasa fiskalna – aplikacja

Jak działa kasa fiskalna aplikacja na telefon? W bardzo prosty sposób tak naprawdę nie będzie przesadą stwierdzenie, że cyfrowa wersja działa niemal tak samo jak jej cyfrowy odpowiednik. Aby jednak móc skorzystać z ewidencjonowania sprzedaży online, w odpowiednim miejscu należy kliknąć wirtualna kasa fiskalna pobierz, aby zainstalować oprogramowanie na urządzeniu mobilnym lub na komputerze (w zależności od potrzeb i preferencji).

Po pobraniu aplikacji konieczna jest rejestracja i konfiguracja. Bez tego kasa nie będzie działała, a prowadzenie ewidencjonowania transakcji przy jej pomocy nie będzie możliwe. Konfiguracja i rejestracja są bardzo proste, wymagają podania najważniejszych firmowych danych takich jak nazwa, NIP, adres itp.

Jeżeli oprogramowanie kasy fiskalnej online zostanie zainstalowane na urządzeniu, a konto odpowiednio skonfigurowane można przystąpić do tworzenia listy usług i produktów, które będą podlegały ewidencji poprzez cyfrową kasę fiskalną. Tu w zależności od rodzaju produkty czy usługi konieczne jest podanie najważniejszych informacji takich jak cena oraz nazwa, a także tych dodatkowych, ale bardzo pomocnych jak kod kategorii czy stawka VAT.

Jeżeli aplikacja jest już skonfigurowana, a wszystkie produkty czy usługi oferowane przez przedsiębiorcę dodane do oprogramowania, sprzedawca może rozpocząć generowanie paragonów i faktur, gdy tylko klient dokona zakupu. Do aplikacji należy wprowadzić rodzaj zakupionego produktu, jego ilość oraz cenę – aplikacja sama obliczy kwotę do zapłaty oraz stworzy wybrany dokument będący potwierdzeniem zawarcia transakcji.

Kasa fiskalna aplikacja na telefon poza tym, że oblicza wartość transakcji i wystawia stosowny dokument, przechowuje również wszystkie dane dotyczące sprzedaży. Przedsiębiorca dzięki temu w każdej chwili będzie mógł sięgnąć do najważniejszych danych, generując przy tym raporty, śledząc historię transakcji czy kontrolując stany magazynowe. To znacząco ułatwi przedsiębiorcy prace i kontrolę nad prowadzeniem własnego biznesu. Wirtualne kasy online to nowoczesne oprogramowania, które będzie można łączyć z innymi systemami np. tymi przeznaczonymi do kontroli stanów magazynowych czy do księgowości. Dzięki temu i wielu innym zaletom wirtualnych kas fiskalnych, od momentu ich wprowadzenia życie biznesowe wielu przedsiębiorców stanie się znacznie łatwiejsze.

Korzystania z aplikacji oraz jej konfigurowanie jest naprawdę bardzo proste – z tym zadaniem z powodzeniem poradzi sobie każdy. Warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że proces działania aplikacji może się nieznacznie od siebie różnić w zależności od tego, od którego dostawcy będzie pochodziła. Z tego też powodu przed instalacją warto zapoznać się z informacjami dotyczącymi aplikacji przekazanymi przez jej dystrybutora.

Aplikacja do wirtualnej kasy fiskalnej – gdzie ją znaleźć?

Aplikacja przeznaczona do wirtualnej kasy fiskalnej dostępna jest z kilku różnych źródeł. Przedsiębiorcy korzystający z urządzeń działających na podstawie systemu Android mogą ściągnąć ją ze Sklepu Google Play, w przypadku systemu iOS aplikacji należy szukać w App Store. W przypadku systemu Windows niezbędne jest skorzystanie np. z Microsoft Store.

Dobrym źródłem aplikacji dla wirtualnych kas jest również strona internetowa dostawcy aplikacji – warto jednak pamiętać, że nie każdy udostępnia na swojej stronie aplikację do bezpośredniego pobrania, dlatego warto odpowiednio wcześnie to sprawdzić.

Niezależnie od tego, z jakiego źródła aplikacja zostanie pobrana, w każdym przypadku należy dokładnie zapoznać się z cyfrową dokumentacją, która dołączona jest do aplikacji.

Czy stosowanie wirtualnych kas fiskalnych ma wady? Czy jest to rozwiązanie niosące ze sobą zagrożenia?

Z całą pewnością wirtualne kasy fiskalne to rozwiązanie bardzo nowoczesne, funkcjonalne o wielu cennych dla przedsiębiorcy zaletach. Jednak czy na pewno firmy, które zdecydują się sięgnąć po wirtualne kasy fiskalne, będą w pełni zadowolone z ich użytkowania?

Kasa wirtualna jest użyteczna i bezpieczna – to nie ulega najmniejszym wątpliwościom i o to przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie z takiego rozwiązania gdy będzie to tylko możliwe, nie muszą się martwić. Warto jednak mieć na uwadze, że ze względu na to, że wirtualna kasa to produkt cyfrowy, nie jest ona tak do końca pozbawiona mankamentów.

W przypadku korzystania z wirtualnej kasy fiskalnej przedsiębiorca musi zadbać o jakość urządzenia, na jakim aplikacja zostanie zainstalowana. Dodatkowo konieczne jest także zapewnienie silnego i stabilnego łącza internetowego. To bardzo ważne, ponieważ problem z połączeniem z siecią może przyczynić się do problemów lub wręcz niemożności zrealizowania transakcji.

Aplikacja w przeciwieństwie do tradycyjnej kasy fiskalnej wymaga regularnych opłat abonamentowych. Nie są to co prawda wygórowane kwoty, jednak należy liczyć się z tym, że kasa online to dodatkowe miesięczne koszty prowadzenia biznesu. Korzystanie z wirtualnej kasy fiskalnej wymaga bezwzględnego dopasowania się do obowiązujących przepisów. Te ze względu na to, że takie kasy dopiero wchodzą powoli do użytku, podlegają jeszcze pewnym drobnym modyfikacjom, z którymi należy być na bieżąco. Tak naprawdę wad wirtualnych kas fiskalnych nie jest wiele. Można nawet pokusić się o stwierdzenie, że pewne drobne mankamenty są niczym w porównaniu z zaletami, jakie wynikają z korzystania z cyfrowych kas fiskalnych.

Wirtualne kasy fiskalne już niebawem będą dostępne dla szerszego grona przedsiębiorców. Ich pojawienie się wygląda naprawdę obiecująco i jeżeli będą funkcjonowały niezawodne, ich stosowanie może być prawdziwym ułatwieniem w pracy wielu firm zajmujących się sprzedażą produktów czy usług. Prostota użytkowania, mobilność, funkcjonalność – zalet wirtualnych kas fiskalnych jest naprawdę sporo. Dlatego będąc przedsiębiorca wato bardzo dokładnie zastanowić się nad skorzystaniem z takiego rozwiązania w swoim biznesie.