Kasy fiskalne Online

Obecnie w wielu branżach wykorzystuje się nowoczesny system fiskalizacji sprzedaży w postaci kas fiskalnych online. Za wybraniem tego rozwiązania przemawia większe bezpieczeństwo i komfort obsługi. Trzeba też pamiętać, że korzystanie z kas fiskalnych online wiąże się dla podatników z koniecznością przestrzegania rozmaitych obowiązków. Wymaga się przede wszystkim zapewnienia połączenia z internetem, oraz ciągłości działania kasy przez cały dzień pracy. Trzeba sporządzać raporty dobowe i miesięczne zgodnie z przyjętymi zasadami. Kasy fiskalne online również muszą być regularnie serwisowane. Przeglądy techniczne są obowiązkowe, podobnie jak przechowywanie książki kasy rejestrującej.

Co warto wiedzieć o Kasach Fiskalnych Online?

Używanie kas fiskalnych online stało się obowiązkowe w przypadku większości firm sprzedających towary i oferujących usługi osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej. Warto od razu zaznaczyć, że obowiązek ten miał pojawić się już w roku 2018, jednak cała procedura uległa wydłużeniu ze względu na wybuch pandemii COVID-19. W przypadku sprzedaży detalicznej towarów i usług konieczne jest odnotowywanie wszystkich dokonanych transakcji. Obecnie nie każde przedsiębiorstwo używa kas fiskalnych online, ale coraz więcej firm przechodzi na urządzenia rejestrujące tego typu, co wiąże się oczywiście z wieloma korzyściami dla biznesu. Korzystanie z kas fiskalnych online sprawia, że wszystkie dane dotyczące sprzedaży na bieżąco trafiają do centralnego repozytorium kas, gdzie są gromadzone. Jest ono kontrolowane przez szefa krajowej administracji skarbowej. Mniej więcej co dwie godziny kasa fiskalna online podłączona do internetu przesyła automatycznie dane do centralnego repozytorium kas. Oznacza to, że prowadzona sprzedaż jest na bieżąco monitorowana, a wszelkie nieprawidłowości można zaobserwować bez konieczności przeprowadzenia kontroli przez Urząd Skarbowy.

Obowiązek korzystania z kas fiskalnych online ma na celu zniwelowanie ryzyka oszustw podatkowych, do których niestety dochodziło nierzadko w przypadku tradycyjnych kas fiskalnych, czyli z papierową kopią danych. Trzeba też pamiętać o tym, że z różnych powodów może dojść do ich utraty, przykładowo zniszczenia kopii papierowej lub jej zgubienia. Nie ma jednak tego problemu przy kasie fiskalnej online. Wszystkie dane są w bezpiecznym miejscu, można w dowolnym momencie uzyskać do nich pełen wgląd. Wprowadzenie obowiązku korzystania z urządzeń rejestrujących miało na celu również zwiększenie udziału płatności bezgotówkowych w sprzedaży detalicznej, które obecnie cieszą się rosnącą popularnością.

Kasy fiskalne online pozwoliły na ujednolicenie systemu kontroli sprzedaży i jego usprawnienie. Centralne repozytorium kas gromadzi przede wszystkim informacje znajdujące się na paragonach fiskalnych. Wynika z nich jasno, co zostało sprzedane, kiedy to nastąpiło i w jakiej cenie. Można również szybko sprawdzić kwotę podatku i podstawę opodatkowania oraz stawkę VAT. W pamięci kasy fiskalnej znajdują się również rozmaite dokumenty, które dotyczą między innymi fiskalizacji urządzenia rejestrującego, przeglądów technicznych, zmian stawek podatku. Wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych w urządzeniach rejestrujących online niczym się nie różni od tradycyjnych kas. Nadal wszystkie dokonane sprzedaże muszą zostać odnotowane w urządzeniu rejestrującym. Klientowi zawsze trzeba też wydać paragon.

Kiedy pojawia się obowiązek korzystania z kas fiskalnych online i kogo on dokładnie dotyczy?

Przepisy dotyczące wprowadzenia obowiązku używania kas fiskalnych online pojawił się 1 Maja 2019 roku. W tym samym roku, a dokładnie 31 sierpnia, nastąpiło wykluczenie ze sprzedaży kas fiskalnych, które miały papierowy zapis kopii. W pierwszej kolejności do wprowadzenia kas fiskalnych online zostały zobowiązane warsztaty samochodowe. Stało się to konieczne po wejściu w życie rozporządzenia w dniu 1 stycznia 2020 roku. Obowiązek dotyczy również wszystkich podmiotów zajmujących się sprzedażą benzyny i olejów silnikowych, gazów napędowych. Na początku roku 2021 z kas fiskalnych online musiały zacząć korzystać firmy działające w branży gastronomicznej i hotelowej oraz opałowej. W lipcu 2021 roku obowiązek posługiwania się urządzeniami rejestrującymi online został nałożony także na branżę fryzjerską, kosmetyczną, kosmetologiczną, budowlaną, prawniczą, medyczną, stomatologiczną, sportową.

Na początku 2022 roku wszystkie podmioty prowadzące sprzedaż w oparciu o system Tax Free zostały zobligowane do korzystania z kas fiskalnych online. Krajowy system teleinformatyczny służy do wyświetlania i prezentowania elektronicznych dokumentów, pozwala również na ewidencjonowanie wyłączonej kwoty zwrotu podatku VAT osobom podróżującym. Z Tax Free można korzystać na platformie usług elektronicznych skarbowo-celnych. Zakup kasy fiskalnej online wiąże się z większym lub mniejszym wydatkiem, w zależności od stopnia zaawansowania urządzenia, dostępnych funkcji. Można zakupić urządzenie rejestrujące już za 1500 zł, nie brakuje również modeli w cenie powyżej 3000 zł. Najdroższe to nowoczesne urządzenia rejestrujące sprzedaż z terminalem płatniczym w wersji smart.

Warto od razu zaznaczyć, że istnieje możliwość uzyskania dofinansowania w postaci rządowego wsparcia. Jest to świetne rozwiązanie dla osób, które dopiero rozpoczęły działalność gospodarczą, prowadzących niewielki biznes. Ustawa o VAT jasno wskazuje na to, że ulga za zakup kasy fiskalnej online wynosi aż 90% wartości urządzenia. Należy jednak od razu zaznaczyć, że otrzyma się nie więcej niż 700 zł. Konieczne staje się także spełnienie kilku warunków. Ulga na zakup kasy fiskalnej online przysługuje wyłącznie w przypadku pierwszego urządzenia rejestrującego. Musi ona zostać zakupiona w ciągu 6 miesięcy od daty przystąpienia do ewidencji skarbowej. Niezbędne staje się także potwierdzenie zakupu kasy fiskalnej. Trzeba mieć wobec tego fakturę, dowód zapłaty. Czynni podatnicy mogą odliczyć ulgę od podatku, wymaga to jednak wypełnienia odpowiedniego pliku w postaci jpk v7. Z kolei podmioty niebędące podatnikami VAT muszą złożyć wniosek o zwrot ulgi do naczelnika urzędu skarbowego. Pieniądze zostaną wtedy przesłane na podany rachunek bankowy.

Zakup kasy fiskalnej online – jakie są możliwości?

Pierwszym krokiem jest zakup kasy fiskalnej lub jej wynajęcie. Na polskim rynku powstają urządzenie rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii, a termin wydawania ich do sprzedaży mija 31 grudnia 2022 roku. Z kolei kasy fiskalne online pojawiły się w sprzedaży od maja w 2019 roku. Warto od razu zaznaczyć, że w roku 2023 pojawią się kolejne zmiany, dotyczą one konieczności stosowania wyłącznie jednego rodzaju kas przez podatników. Nastąpi to w momencie zaprzestania obowiązywania przepisów przejściowych dotyczących ustawy o VAT. Dla wielu firm najbardziej korzystnym rozwiązaniem będzie zdecydowanie się na wynajem urządzenia.

Do podstawowych wymogów zalicza się również możliwość połączenia kasy z centralnym repozytorium kas i bezpiecznym przesyłem danych. Nawet jeśli kasa fiskalna będzie wynajmowana, to musi mieć obowiązkowo nową pamięć fiskalną i pamięć chronioną, czyli wolną od zapisów. Za wymianę obu rodzajów pamięci odpowiada podmiot, który wydał urządzenie do użytku. Pamięć fiskalna i chroniona muszą zostać wymienione, jeśli dojdzie do ich zapełnienia lub uszkodzenia. Podatnicy mogą zdecydować się na wynajęcie kasy online, jej wydzierżawienie lub wzięcie w leasing. Wymaga się również podania informacji dotyczących miejsca prowadzonej działalności, nazwy i adresu, może to dotyczyć także serwisu głównego lub innego podmiotu odpowiadającego za serwisowanie urządzenia. Niezbędna staje się również kopia dokumentu, która stanowi potwierdzenie nabycia kasy fiskalnej wraz z numerem faktury lub innym, które świadczy o dokonaniu zakupu urządzenia.

Kasa fiskalna online a kwestia fiskalizacji

Kasy fiskalne online muszą spełniać wszystkie wymogi, które zostały wskazane przez ustawodawcę. Istotne jest to, aby niezwłocznie po zakupie urządzenia rejestrującego dokonać fiskalizacji. Trzeba zrobić to przed przystąpieniem do prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej online. Należy od razu zaznaczyć, że zadanie to powinna wykonać osoba uprawniona do tego, czyli serwisant. Fiskalizację przeprowadza się tylko raz. Ma to na celu zainicjowanie pracy pamięci fiskalnej i chronionej. Po zakończeniu fiskalizacji zostanie utworzony specjalny raport, który trafi do centralnego repozytorium kas. Jako że fiskalizacja następuje automatycznie, to wiąże się to także ze zgłoszeniem urządzenia do naczelnika urzędu skarbowego. Pamiętać należy o tym, aby sprawdzić, czy osoba wykonująca serwis kasy online dysponuje odpowiednimi uprawnieniami, czyli jest upoważniona do wykonywania poszczególnych prac. Każdemu serwisantowi przydziela się specjalny identyfikator. Z kolei uprawnienia serwisantów można sprawdzić na rządowym portalu podatkowym.

W procesie fiskalizacji kasy fiskalnej przeprowadzane są rozmaite czynności. Konieczne staje się wysłanie klucza publicznego przypisanego do konkretnego urządzenia. Następnie trzeba zgłosić fiskalizację. Po otrzymaniu numeru ewidencyjnego następuje zapis w pamięci fiskalnej, dotyczy on daty i czasu przeprowadzenia fiskalizacji. Inicjalizowana jest również pamięć chroniona, która zostaje powiązana z pamięcią fiskalną. Liczniki kasy wymagają wyzerowania. Przypisuje się również numer identyfikacji podatkowej konkretnego podatnika. Zapis ten powstaje w pamięci fiskalnej, to samo dotyczy zapisu numeru ewidencyjnego. W zależności od wybranego rodzaju urządzenia, w pamięci fiskalnej znajduje się także zapis odnoszący do kategorii kasy. Następnym krokiem jest utworzenie specjalnego raportu fiskalnego fiskalizacji, który potwierdza prawidłowe przeprowadzenie całej procedury. Niezbędne staje się oczywiście zgłoszenie fiskalizacji do centralnego repozytorium kas, co polega na wysłaniu utworzonego wcześniej raportu. Pobiera się i zapisuje w pamięci chronionej harmonogram danych, który został przesłany.

Należy również pamiętać o tym, aby raport z fiskalizacji znalazł się w książce kasy. Jest to niezwykle istotny dokument, w którym znajdują się wszystkie niezbędne informacje o urządzeniu rejestrującym. Na podstawie danych zawartych w książce kasy można dowiedzieć się między innymi o obowiązkowych przeglądach technicznych. Zawiera także wymagania techniczne przypisane kasie online. Najczęściej książkę otrzymuje się od serwisanta. Podatnik jest zobligowany do jej prowadzenia i przechowywania. Będzie ona wymagana podczas przeprowadzania kontroli podatkowej. Książka kasy musi znajdować się w firmie do momentu zaprzestania użytkowania urządzenia. Jeśli ktoś decyduje się na wynajęcie kasy rejestrującej, to musi pamiętać o tym, aby został przeprowadzony przegląd techniczny jeszcze przed dokonaniem fiskalizacji. Należy być świadomym tego. że jeśli użytkownik nie wywiąże się ze swojego obowiązku w postaci terminowego przeprowadzania przeglądu technicznego kasy fiskalnej, to niestety zostanie na niego nałożona kara przez naczelnika urzędu skarbowego. Będzie to kara pieniężna opiewająca na kwotę 300 zł.

Użytkowanie kasy rejestrującej wiąże się z obowiązkami

Zakończenie procesu fiskalizacji kasy online wiąże się przejściem urządzenia w tryb fiskalny. Pozwala to na rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży, czyli dokumentowanie jej przy użyciu paragonów dla klientów. Tryb fiskalny umożliwia również sporządzanie comiesięcznych raportów rozliczeniowych. Podatnik korzystający z kasy online jest zobowiązany do zapewnienia dostępu do internetu. Staje się to konieczne do tego, aby urządzenie mogło łączyć się bez problemu z centralnym repozytorium kas. Łącze musi być wobec tego stałe i bezpieczne, aby mogła nastąpić niezakłócona transmisja danych. Jeśli jednak z jakichś powodów dojdzie do przerwania połączenia, to zostanie to odnotowane w pamięci chronionej urządzenia rejestrującego. Z kolei po odzyskaniu połączenia nastąpi automatyczne przesłanie informacji o liczbie prób jego nawiązywania zakończonych niepowodzeniem. Nie trzeba jednak martwić się krótkimi przerwami w łączności. Jeśli zdarzają się one od czasu do czasu, to wystarczające staje się uruchomienie sieci w celu przywrócenia połączenia z centrum repozytorium kas.

Należy również pamiętać o tym, że podatnik jest zobowiązany przepisami prawa do wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego nabywcy, nawet jeśli on o to nie poprosi. Paragon będący dokumentem sprzedaży musi zostać wystawiony nie później niż podczas przyjmowania należności od klienta. Nie ma znaczenia, w jaki sposób dokonał on płatności. Paragon fiskalny jest zawsze wymagany, nawet jeśli nabywca tego nie chce. Do obowiązków podatnika należy również zgłaszanie wszystkich nieprawidłowości w działaniu kasy online. Trzeba skontaktować się w tej sprawie z serwisem. Konieczne staje się także przeprowadzanie regularnych przeglądów technicznych urządzenia. Najczęściej terminy są wyszczególnione, ale nie mogą one odbywać się rzadziej niż raz na 2 lata. Kolejnym wymogiem staje się wystawianie raportu fiskalnego za każdy dzień, po zakończeniu sprzedaży. Nie może to nastąpić jednak później niż kolejnego dnia przed dokonaniem pierwszej sprzedaży. Oczywiście raporty fiskalne dobowe i miesięczne mają postać elektroniczną.

Od podatników wymaga się wystawiania określonego raportu fiskalnego po zakończeniu sprzedaży za konkretny miesiąc. Trzeba to robić w ustalonym terminie, a dokładnie do 25. dnia kolejnego miesiąca rozliczeniowego. Użytkowanie kasy fiskalnej online wiąże się także z koniecznością przypisywania właściwych oznaczeń literowych, zgodnie ze stawkami podatku lub zwolnieniami od niego. Należy mieć na uwadze nazwy towarów i usług. Stawce podstawowej podatku przypisuje się oznaczenie w postaci litery A. Może mieć ona wysokość 22% lub 23%. Z kolei stawka obniżona podatku, czyli litera B, dotyczy wysokości 7% lub 8%. Litera C przypisywana jest stawce obniżonego podatku o wysokości 5%. Na zerowy podatek wskazuje oznaczenie w postaci litery D. O zwolnieniu podatku można mówić w przypadku litery E. Stosuje się także litery F i G. Są one przypisane do pozostałych stawek podatku. Jeśli dojdzie do zakończenia eksploatacji kasy online na skutek ustania działalności gospodarczej lub pracy urządzenia rejestrującego, konieczne staje się zabezpieczenie wszystkich zapisanych danych.

W jaki sposób kasy fiskalne online usprawniają prowadzenie działalności gospodarczej?

Korzystanie z kasy fiskalnej online wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstwa, niezależnie od specyfiki prowadzonej działalności i wielkości firmy. W każdym przypadku można liczyć na usprawnienie procesu. Ze względu na oferowany przez Urząd Skarbowy zwrot, kasy online są tańsze w zakupie i eksploatacji od tradycyjnych modeli rejestrujących. Firma zyskuje nowoczesny system, prosty w obsłudze, w dużym stopniu zautomatyzowany. Jako że kopie paragonów, wszystkich raportów i faktur znajdują się w pamięci wewnętrznej urządzenia rejestrującego, to znika konieczność ich przechowywania i drukowania. Ma to spore znaczenie dla środowiska naturalnego.

Jeśli ktoś obsługuje na co dzień sporo klientów, to niezwykle wygodnym rozwiązaniem będzie dla niego korzystanie z drukarek fiskalnych online. Zajmują one niewiele miejsca na ladzie lub biurku. Są też lekkie, zapewniają sprawną i szybką obsługę. Można liczyć na otrzymanie dużej ilości paragonów w krótkim czasie. Urządzenie jest także wyposażone w długą rolkę papieru termicznego, dzięki czemu znika konieczność jej częstego wymieniania. W sprzedaży znajdują się drukarki online obsługujące rolkę papieru o długości nawet 60 m. Przekłada się to oczywiście na wydłużony czas użytkowania. Dodatkowe możliwości zapewnia kolorowy wyświetlacz. Mogą pojawić się na nim informacje o najnowszych promocjach, które przykują wzrok klientów. Na wyświetlaczu widać rozmaite komunikaty. Nie ma również problemu z wydrukowaniem różnego rodzaju wydruków niefiskalnych typu pokwitowanie, potwierdzenie, kupon rabatowy, bon.

Jak podłączyć kasy fiskalne online i użytkować zgodnie z przepisami?

Jak było wcześniej wspomniane, kasa fiskalna online musi być podłączona do internetu, aby możliwe było regularne przesyłanie danych do centralnego repozytorium kas. Można zdecydować się na tradycyjne rozwiązanie, czyli podłączenie kasy fiskalnej bezpośrednio do routera za pomocą kabla sieciowego. Zapewnia to stabilne połączenie i szybki transfer danych. Niestety pojawia się także pewna wada, a mianowicie konieczność stosowania właściwej lokalizacji urządzenia rejestrującego. Musi ono stać w pobliżu routera. Każde odłączenie przekłada się oczywiście na przerwanie komunikacji z CRK. Jeśli ktoś ceni sobie mobilne rozwiązania, to kabel sieciowy nie będzie dla niego dobrym wyborem. W przypadku sprzedaży stacjonarnej staje się to jednak odpowiednie. Większość kas fiskalnych online posiada wbudowane złącze LAN, dzięki któremu możliwe staje się komunikowanie za pomocą kabla sieciowego. Warto również od razu zaznaczyć, że pod względem ekonomicznym tego typu połączenie jest najtańszym rozwiązaniem.

Obecnie bardzo często wybór pada na komunikację bezprzewodową. Kasa fiskalna online może łączyć się z centralnym repozytorium kas dzięki WIFI. Oczywiście konieczne staje się wybranie właściwego urządzenia, czyli wyposażonego w specjalny moduł. Kolejną kwestią jest to, aby siła sygnału była stabilna. Na takie rozwiązanie warto zdecydować się, gdy znaczenie ma mobilność. Jeżeli urządzenie rejestrujące będzie wykorzystywane w różnych miejscach, to wystarczy ustawić router na zapleczu, co pozwoli na bezproblemową łączność z kasą. Dostępne są także routery mobilne, przenośne, idealne w przypadku handlu obwoźnego. Przesyłanie danych staje się możliwe dzięki karcie SIM i sieci komórkowej. Wtedy trzeba utworzyć mobilny hotspot, aby wszystko działało prawidłowo. Kolejną możliwością staje się korzystanie ze smartfona, który działa podobnie jak przenośny router.

Minusem tego rozwiązania jest każdorazowa konieczność włączania tej fukncji w ustawieniach telefonu.

W sprzedaży znajdują się także kasy fiskalne online, które mają już wbudowany modem GPRS i zainstalowaną kartę SIM. W ten sposób możliwe staje się uzyskanie w pełni samowystarczalnego urządzenia rejestrującego, bez konieczności stosowania dodatkowych sprzętów zewnętrznych. Jeśli ktoś szuka najwygodniejszego rozwiązania, zapewniającego najbardziej stabilne łącze, niezawodny internet, to powinien zdecydować się właśnie na kasę fiskalną z modem GPRS i kartą SIM. Pozwala to na bycie mobilnym, bezproblemowe przemieszczanie się, prowadzenie sprzedaży w dowolnym miejscu i momencie. Nie będzie trzeba martwić się przerwami w przesyłaniu danych do centrum repozytorium kas.

Przydatne informacje o kasach fiskalnych online

Nie zawsze możliwe jest przesyłanie danych między kasą fiskalną online a centralnym repozytorium kas. Pojawia się wobec tego pytanie, co ma zrobić w takiej sytuacji podatnik i jakie wiążą się z tym dla niego konsekwencje. Przy trwałym braku możliwości uzyskania połączenia konieczne staje się prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Niezbędne jest także otrzymanie zgody od naczelnika urzędu skarbowego na przesył danych w dłuższych odstępach czasowych. Było już wcześniej wspomniane, że przysługuje ulga na zakup pierwszego urządzenia rejestrującego online. Pojawia się jednak pytanie, czy może na nią liczyć także podatnik, który nie został zobligowany do użytkowania kasy. On również uzyska ulgę, jeśli zdecyduje się na dobrowolne prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą nowoczesnego urządzenia online.

Niektórzy podatnicy korzystają z wielu urządzeń rejestrujących. Trzeba jednak liczyć się z koniecznością wymienienia ich na kasy fiskalne online, jeśli są wykorzystywane do prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów lub świadczenia usług w branżach wrażliwych. Kasy fiskalne online różnią się od kasy z elektroniczną kopią paragonu pod wieloma względami. Tylko w przypadku urządzeń rejestrujących online można liczyć na pamięć chronioną zdarzeń, sprzętowe szyfrowanie danych, sprzętowe podpisywanie danych, pamięć fiskalną z rejestracją kwoty paragonów. Kasy fiskalne online pozwalają na przesyłanie danych do centralnego repozytorium, czego nie ma w kasach z elektroniczną kopią. Można również liczyć na aktualizację oprogramowania kasy, e-paragony.

Przepisami regulującymi aspekty związane z kasami fiskalnymi online są: ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących i Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.

Co warto wiedzieć na temat e-paragonów w kasach fiskalnych online?

E-paragony są dostępne wyłącznie w przypadku kas wirtualnych. Wymaga się użycia odpowiedniego oprogramowania, zainstalowanego na smartfonie. Początkowo kasy fiskalne online nie były przystosowane do obsługiwania e-paragonu, możliwe było wyłącznie wydawanie paragonów papierowych. Dopiero trwają prace nad tym, aby możliwe stało się masowe użytkowanie paragonów elektronicznych. Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo rozwoju i technologii opracowują rozwiązanie pozwalające na automatyczne pobieranie paragonów z kasy fiskalnej online. Oznacza to, że możliwe stanie się nie tylko ich zapisywanie. Korzystanie z dowodów sprzedaży online jest niezwykle wygodne dla sprzedawców i konsumentów. Nie trzeba niczego drukować i wydawać paragonu. Plusem dla klienta staje się także brak zamartwiania o zgubienie paragonu, jego zniszczenie lub wyblaknięcie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokonywania zwrotów zakupionych towarów i składania reklamacji. Przy paragonach online można mówić również o przyjazności dla środowiska naturalnego, zmniejszeniu ilości zużywanych rolek papieru.

Jak wybrać kasę fiskalną online? Na co zwracać szczególną uwagę przy zakupie?

Przy wyborze kasy fiskalnej online należy opierać się przede wszystkim na specyfice prowadzonej działalności gospodarczej. Znaczenie ma charakter świadczonych usług, czyli dopasowanie urządzenia rejestrującego do swoich indywidualnych potrzeb i preferencji. Oczywiście kluczowe jest to, aby kasa fiskalna online spełniała wszystkie wymagania narzucone przez aktualne przepisy prawa. W przypadku podatników prowadzących duże sklepy i inne punkty sprzedaży o dużym natężeniu ruchu warto zdecydować się na zakup urządzenia rejestrującego, które będzie niezawodne nawet w przypadku dużego obciążenia. Jego bezawaryjność to podstawa. Bardzo ważne staje się także usprawnienie całego procesu, jak najszybsze drukowanie dokumentów sprzedaży. Istotna jest łatwa integracja z systemem sprzedaży i szeregiem innych sprzętów za pomocą wbudowanych złączy.

Jeśli ktoś ma hurtownię lub sklep ze sprzedażą detaliczną, to szybkość wydruku paragonów nie stanowi dla niego kwestii priorytetowej. Warto zwrócić uwagę na czytelny wyświetlacz operatora. Bardzo przydatne są także rozmaite porty, dzięki którym nie ma problemu ze zintegrowaniem kasy fiskalnej z rozmaitymi urządzeniami peryferyjnymi. Rozwiązanie to będzie szczególnie istotne w punktach o średnim i dużym natężeniu ruchu. W sprzedaży znajdują się kasy fiskalne online z eurofiskalizacją. Oznacza to możliwość zaprogramowania różnych walut ewidencyjnych, w których będzie rejestrować się sprzedaż. Przy wyborze kasy fiskalnej warto mieć na uwadze zastosowanie, zewnętrzne nośniki danych, stawki VAT, liczne PLU, typ mechanizmu drukującego, liczbę znaków w jednym wierszu, szerokości paragonu, długość rolki, szybkość wydruku, wyświetlacz operatora i klienta, szufladę, komunikację z komputerem, długość pracy na akumulatorze, port USB, wymiary i wagę.

Jakie możliwości mają nowoczesne kasy fiskalne online? Na jakie rozwiązanie się zdecydować?

Dostępne w sprzedaży kasy fiskalne online mogą mieć bardzo kompaktowe wymiary. Cechują się także niezwykłą lekkością, co przekłada się na komfort użytkowania. Idealnie sprawdzają się w przypadku osób ceniących sobie mobilność. Możliwe staje się także umieszczenie dowolnej grafiki na paragonach, w nagłówku i stopce. Można wobec tego mieć na nich logo firmowe lub reklamę. Użytkownik sam tworzy własną grafikę i ją wgrywa, nie ma w tym niczego skomplikowanego, służy do tego specjalny program. Z dodatkowych funkcji wymienić można również wydruk numeru NIP nabywcy w części fiskalnej dokumentu sprzedaży.

Nowoczesne kasy online są wyposażone w wydajną baterię pozwalającą na wydrukowanie kilkudziesięciu tysięcy wierszy. Można nawet przytwierdzić kasę w różnych miejscach, przykładowo w samochodzie dzięki systemowi mocowania. Urządzenie rejestrujące łączy się z programem magazynowym, co stanowi kolejne udogodnienia. Dla użytkownika znaczenie ma także bezproblemowe i szybkie wymienianie papieru. Nowoczesne kasy fiskalne samoczynnie przypominają o zbliżającym się obowiązkowym przeglądzie technicznym, jeśli nie zostanie wykonany raport dobowy, to również uzyska się o tym stosowną informację. Niektóre kasy fiskalne online mogą być podłączone do źródła zasilania za pomocą ładowarki USB samochodowej.

Osobom szukającym kas fiskalnych online do lodziarni, baru fast food lub pralni można polecić modele z funkcją drukowania kwitów. Bardzo przydatna jest spora ilość przycisków PLU, które można zaprogramować zgodnie z bieżącymi potrzebami. Tego typu urządzenia rejestrujące są chętnie wybierane między innymi przez właścicieli pływalni, klubów fitness i siłowni. Wiele interfejsów to ogromna zaleta każdej kasy online. Nie trzeba ograniczać się wyłącznie do interfejsu LAN, czyli podłączeniu urządzenia do sieci kablem internetowym. Warto wobec tego sprawdzić, czy można korzystać z modułu wifi i GSM, co przekłada się na możliwość użytkowania bezprzewodowego, czyli bez ograniczającego kabla. Jeśli ktoś kupuje swoją pierwszą kasę fiskalną online, to najlepszym rozwiązaniem będzie zdecydowanie się na model jak najprostszy w obsłudze. Oczywiście zawsze należy zwracać uwagę na jakość wykonania urządzenia.

Warto wybrać kasę fiskalną renomowanej marki, aby mieć pewność odnośnie niezawodności jej działania. Posłuży ona użytkownikowi przez długi czas. Oczywiście niewielkie urządzenia rejestrujące sprzedaż również pozwalają na bezproblemowe przesyłanie danych do centralnego repozytorium kas. Nawet najprostsza kasa fiskalna online będzie w pełni zautomatyzowany, przesyłać szereg istotnych informacji do Ministerstwa Finansów, czyli przede wszystkim paragony fiskalne, raporty dobowe, dokumenty niefiskalne, zdarzenia, informacje o przeglądach okresowych.